Le meilleur gestionnaire de tâches est-il le calendrier ?

Depuis quelques temps, je me surprends à avoir créé des tâches dans mon gestionnaire de tâches habituel (Rappels, l’application native sur iPhone) et ne pas les réaliser, ou les faire très tardivement. J’ai trouvé un point commun à toutes ces tâches : elles ne sont pas inscrites dans le temps.

Attention, ce n’est pas forcément une histoire d’échéance car si une tâche a une date limite pour une contrainte particulière (par exemple la déclaration d’impôts), ce n’est pas pour autant qu’elle sera inscrite dans le temps. L’échéance, c’est un peu la date de péremption. Mais la date de péremption n’est pas forcément la date de consommation.

Or, j’ai constaté qu’un certain nombre des tâches que j’avais à effectuer avaient un meilleur taux de réalisation lorsqu’une plage dédiée à leur réalisation était mise en place dans mon calendrier. J’ai donc commencé, non à ne plus mettre systématiquement les tâches dans ma todolist, mais à les mettre aussi bel et bien dans mon calendrier. De cette manière, je sais que je vais y consacrer du temps et que je suis à même de les réaliser.

En revanche, de nouvelles difficultés se sont alors présentées :

  • D’une part, parvenir à bien évaluer la durée que va prendre la réalisation de la tâche. Certes, ce n’est pas toujours facile. Pourtant, se prêter à cet exercice, c’est pour moi favoriser largement sa réalisation.
  • Consulter son agenda, en plus de sa liste de tâches. Au plutôt, à la place de… En effet, le réflexe, avec cette méthode, change drastiquement. On se retrouve à ne consulter sa liste de tâches non inscrites dans l’agenda, que pour effectuer des tâches « bonus », que je n’avais pas planifié, pour ma part.
  • En cas de retard, ou d’incapacité dans la réalisation d’une tâche, il faut décaler le créneau dédié à sa réalisation pour plus tard. Rien de compliqué, mais il faut en réalité consulter son agenda à double titre : pour les créneaux bloqués à venir, et pour les créneaux échus et manqués.

Au final, j’avoue que je me sens plus à l’aise dans cette démarche et plusieurs outils de gestion de tâches que j’ai pu tester ne permettent pas aussi bien de réserver une plage de temps dédiée à leur mise en oeuvre. Dans un monde idéal, j’aimerais trouver un outil qui me permette de lister des tâches, d’inscrire une échéance, d’inscrire également une date de mise en oeuvre (une plage horaire) et que cela alimente automatiquement un calendrier.

Évidemment, si vous avez des suggestions, je suis preneur. Mais je crois que ce service idéal n’existe pas encore. Une idée de développement ?

Ces 10 phrases qu’on ne voudrait plus entendre en entreprise (ou dans la vie de tous les jours) en 2017

Quand on prend un peu de recul sur le profil du travail en entreprise aujourd’hui, en rapport à ce qu’il était il y a 5 ans, on se rend compte qu’il a été pourtant bouleversé. Pourtant, certaines habitudes et fonctionnements ont la vie dure…

1. « Je t’ai fait un mail ce matin. »

Révélateur de l’usage inadapté qui est fait de l’outil mail en entreprise : lorsque l’on envoie un mail pour savoir si une réunion est maintenue, si l’on a bien reçu un autre mail, ou pour servir de rappel à quelqu’un… Le mail devrait se limiter à quelques informations formalisées, validations à valeur juridique, ou requêtes officielles. Lorsque l’on avertit quelqu’un qu’on lui a envoyé un mail, c’est vraisemblablement qu’on a utilisé le mauvais outil…

2. « La pièce jointe est trop grosse. »

Le mail n’est pas un outil adapté pour envoyer des pièces jointes importantes. Voire envoyer des pièces jointes tout court. Cela doit rester exceptionnel. Le principal problème vient probablement du fait que l’entreprise n’a pas mis en oeuvre des outils adaptés de partage et de stockage de fichiers, souvent par crainte de confier de la donnée à des sociétés tierces.

A titre personnel aussi, d’ailleurs. Arrêtez d’envoyer des mails avec les photos du weekend ! Il existe de formidables outils gratuits pour gérer ses photos personnelles aujourd’hui qui facilitent le partage et vous permettent d’envoyer uniquement un lien qui pointera vers un bel album en ligne. Par exemple, découvrez Google Photos.

3. « Je n’ai pas accès sur mon poste. »

J’ai longtemps eu un avis très tranché sur les outils de filtrage. Si aujourd’hui, j’ai une position un peu plus modérée, je considère tout de même que filtrer trop massivement des sites sur des postes utilisateurs en entreprise nuit gravement à son fonctionnement. Bloquer les réseaux sociaux parce que les collaborateurs y passent trop de temps ? Ils le feront sur leur mobile. Vous voulez les empêcher de faire leurs courses personnelles sur leur temps et lieu de travail ? Même réponse. Pourquoi une entreprise qui fournit un cadre de travail (et donc de vie) à ses collaborateurs ne devrait-elle pas permettre de pouvoir gérer, en bonne intelligence, quelques priorités à titre personnel ? De quoi laisser l’esprit du collaborateur plus léger et plus productif pour son activité.

4. « Peux-tu fermer le doc ? Je ne peux pas le modifier. »

Ouch ! C’est la continuité des phrases précédentes ! Les outils ne sont pas adaptés ! En 2017, l’usage des outils de bureautique en partagé et en simultané est courantissime… sauf dans certaines infrastructures ! A titre personnel, tout un chacun peut modifier un document Word, une note sur son iPhone, ou un document Google en même temps que ses amis. Mais les collaborateurs d’une même entreprise doivent bien souvent prendre un ticket et faire la file d’attente pour pouvoir ouvrir le document Excel stocké sur le réseau…

5. « Pour faire une demande, il faut remplir le formulaire Excel. Attention aux macros ! »

Excel est un formidable outil ! Il sait traiter de la donnée avec des fonctions que l’on ne soupçonne pas. Il sait restituer visuellement et en quelques clics des tendances avec des graphiques que l’on peut facilement personnaliser. Mais Excel n’est souvent pas utilisé de cette manière-là. Il est utilisé tantôt pour lister des accès, tantôt pour un planning, tantôt pour une liste de tâches… Décidément, le service informatique n’a pas jugé bon de mettre en place les bons outils…

6. « Rajoute ce paragraphe dans les slides Powerpoint. »

Encore un monstre utilisé à mauvais escient. On pourrait parler des présentations en général mais combien de réunions sont articulées autour de documents Powerpoint écrits en police 10 avec une masse de texte formaté aussi dignement que des pages de Wikipédia ?

7. « Hey ! Fais-moi penser à envoyer le rapport au service commercial ! »

Non. On ne demande pas aux autres de nous rappeler quelque chose. On se note le rappel. Il existe pléthores d’applications de gestionnaires de tâches. C’est valable entre amis et en famille… Astuce : Outlook intègre un gestionnaire de tâches. C’est pas très optimisé pour le travail en groupe mais pour rappeler d’envoyer un mail, c’est très bien.

8. « Je ne retrouve pas ce document… »

Nous vivons à l’ère de l’information. Ce serait comme dire dans les années 90 : « Je n’ai plus d’électricité. » Il est inadmissible de ne pas retrouver une information que l’on a eue. Outre les outils qui permettent de prendre des notes et stocker des informations, c’est probablement là encore surtout de la responsabilité des services informatiques de ne pas favoriser l’utilisation de ce type d’outils. En plus, ça éviterait d’envoyer les documents en pièces jointes… Retour à la phrase 2.

9. « J’ai oublié mon mot de passe. »

Une variante : « On a trop de mots de passe, comment veux-tu t’en souvenir ? ». C’est facile, utilisez un gestionnaire de mots de passes. On est en 2017 je vous dis ! :-)

10. « Je n’ai pas le temps, je vais en réunion. »

Est-ce nécessaire de décrire à nouveau le fléau que représentent les réunions ? La plupart du temps inutiles, elles pourraient avantageusement être remplacées par des temps d’échange de 20 minutes, des conversations avec des outils de messagerie instantanée, des appels de groupe…

Et vous ? Quelle est la phrase que vous ne voulez plus entendre en 2017 ?

Nouveau talk-show en podcast : Relife remplace Niplife !

Nous avons décidé de relancer un ancien talk-show : Niplife, en le remaniant un peu, mais en capitalisant sur ce qui était apprécié de la communauté et en agrégeant plusieurs émissions qui étaient nées de sa disparition. Le nouveau nom : Relife, capitalise à la fois sur le fait que Niplife renaît mais aussi sur cette idée que nos réflexions permettent de reprendre le sens d’une vie dans le bon sens.

En effet, dans Niplife, et par la suite, dans « Comme des poissons dans l’eau« , nous avons parlé de thèmes qui me semblent importants dans une vie : penser à soi, être bien dans sa peau et dans son corps, bien dans sa vie professionnelle et personnelle, être efficace, savoir éveiller son raisonnement et être productif. Tout un programme…

Relife vous propose des émissions exclusives chaque mois avec Mat (@profduweb), Tom (@oxide) & Mika (@paquetmi) et en vous abonnant au podcast, vous vous abonnerez aussi à nos autres émissions qui parlent de développement personnel et de lifehacking : Comme des poissons dans l’eau, L’éclectique show, et M’optimise. On a hâte de vous retrouver ! N’oubliez pas partager l’info autour de vous !

Niplife est arrivé dans un moment charnière de ma vie : je suis passé d’un joueur invétéré de World of Warcraft à une personne plus soucieuse de la façon d’organiser son temps. Les outils à notre disposition aujourd’hui sont totalement incroyables et nous permettent de nous organiser comme jamais : géolocalisation, des applications qui se synchronisent dans le temps et à travers de multiples appareils, certains que l’on peut porter autour du poignet… Du jamais vu ! Sans compter que tous ces outils vont être tôt ou tard révolutionnés à leur tour. J’ai hâte.

Niplife m’a permis de me mettre dans le bain de nombreuses réflexions à titre personnel. Celles-ci m’ont été utiles pour embrasser une nouvelle vie de père, et éloigner des angoisses. J’arrive même à considérer, même s’il me reste un paquet d’objectifs à remplir, que je suis heureux. J’ai déménagé et changé de vie pour quitter Paris, chose qui m’aurait, en d’autres temps, parue irréalisable.

Avec le temps, je me suis rendu compte à quel point faire des émissions diffusées en podcast représentait plus qu’un loisir. Quelque part, j’ai pu reconnaître que ça pouvait être une excellente carte de visite, et également une bonne info à indiquer dans un CV. C’est devenu pour moi une somme de rendez-vous que j’attends avec plaisir, comme si je retrouvais régulièrement des amis pour discuter autour d’un verre. Réaliser des podcasts, c’est probablement une des choses les plus épanouissantes que j’ai faites. Et si parfois, la contrainte de l’organisation et de la (bien que maigre) technique pour en diffuser se fait trop sentir, j’ai suivi l’idée de Mat et de son M Podcast pour proposer « Dans la voix de Guillaume », un rendez-vous audio très personnel de quelques minutes que je fais entièrement avec un iPhone, grâce à l’app Opinion.

Et vous ? Avez-vous songé à faire votre propre podcast ?