La méthode pour une mémoire infaillible !

J’ai toujours eu une mémoire assez pitoyable. Il m’arrive très souvent d’oublier des choses à faire, des dates, des éléments que j’ai appris. Aussi, pour m’organiser au quotidien, je dépends beaucoup des outils numériques tels que les outils de prises de notes, les listes de tâches et évidemment, de mon agenda. Dans la continuité, j’ai d’ailleurs déjà expliqué que je remplaçais désormais progressivement mes tâches par des créneaux que je bloque dans mon agenda.

Pour autant, et tout fan que je suis des outils numériques de ce type, je me rends compte qu’il est compliqué d’en dépendre totalement. J’en ai eu une preuve supplémentaire ce week-end avec un détour de près de 1h30 (sic) à cause d’une dépendance et d’une utilisation erronée de Waze…

J’avais senti ce besoin et j’avais identifié en 2016 le fait de travailler ma mémoire. Bon, il a fallu attendre octobre 2017 pour m’y mettre vraiment mais voilà, je suis parvenu à me dégager du temps pour cela. Et j’ai en particulier lu le livre : Une mémoire infaillible. Briller en société sans sortir son smartphone.

J’ai parlé de ce livre dans un épisode de Relife mais je voulais tout de même revenir en détail ici sur le sujet. Pour ceux qui ne le connaîtraient pas, ce livre parle des techniques de mémorisation. Il amène, doucement mais sûrement, à la méthode dite des lieux. Le principe, c’est d’associer à différents lieux que vous visualisez et connaissez bien (les pièces d’une maison par exemple) des objets, des thèmes, des scènes, qui ne seront ni plus ni moins que des moyens mnémotechniques. L’idée est simple : ancrer dans votre esprit des mots, des chiffres.

Et tenez-vous bien : la méthode fonctionne vraiment bien. Le livre est assez didactique car il vous amène à faire des exercices pratiques pas-à-pas pour vous approprier les méthodes qui vous permettent bien d’ancrer les éléments dans votre mémoire. Ensuite, les décoder et les restituer d’avère souvent un jeu d’enfant.

Quelques éléments à retenir

  • La méthode du SEL, qui associe les sens que l’on cultive depuis que l’on est enfant, à notre imagination, afin de créer des liens (bêtement, des moyens mnémotechniques) ;
  • La méthode dite du SAC (Sélectionner, Associer, Connecter) qui vous permet de faire des liens avec les éléments que vous mémorisez ;
  • Un alphabet, qui vous permet d’associer des chiffres et des mots ;
  • Le fait que tout le monde peut parvenir à travailler sa mémoire de manière à retenir virtuellement n’importe quoi (personne n’a, au fond, une mauvaise mémoire) ;
  • Le fait que ça serve vraiment (mais il faut lire le livre en entier) au quotidien et pas uniquement pour se souvenir de la suite des chiffres qui composent Pi par exemple…

Pour moi, ça a changé pas mal la donne de la façon dont je gère les choses au quotidien et le livre m’a permis de m’ouvrir l’esprit à des possibilités sur lesquelles je restais frustré.

Dernière chose : je vous recommande vivement la lecture du livre au format papier. Vous aurez probablement besoin de naviguer dedans et je dois reconnaître que le lire sur Kindle a finalement été plus un frein qu’autre chose…

Si vous souhaitez acheter le livre, n’hésitez pas à utiliser le lien sur cette page. Il ne vous coûtera pas plus cher sur Amazon mais me permettra d’avoir un petit bonus partenaire. Une bonne idée de cadeau pour les fêtes de fin d’année qui approchent non ?

Workflow photos : ma méthode d’organisation

Aujourd’hui, je vous donne quelques informations sur mon workflow photos, ma méthode d’organisation pour gérer ma bibliothèque de photos personnelle.

J’ai toujours pris beaucoup de photos et j’aime en conserver le maximum, après évidemment avoir pris régulièrement le soin de retirer toutes les photos ratées, floues, ou en doublon. Ce besoin a explosé avec les naissances de mes enfants, des moments où l’on se retrouve à mitrailler à tout va les bambins. Cela n’est pas sans soulever quelques réflexions.

Le matériel concerné

  • Un iPhone X (depuis peu, mais j’ai toujours fonctionné comme ça avec tous mes smartphones Apple précédents),
  • Un iPad Pro,
  • Un MacBook Air mi-2012,
  • Occasionnellement, pour les prises de vue que je veux un peu plus professionnelles, un Nikon D700 avec un objectif de 50mm.

Les besoins de mon workflow photos

Voici les besoins que j’avais identifiés :

  1. Pouvoir garder toutes les photos dans la définition originale à un endroit unique et y accéder facilement, de partout, et dans n’importe quelles conditions. Bah oui, c’est la base, mais c’est important de le noter… Je préciserais que la sécurité n’est pas un facteur ignoré dans mes choix.
  2. Ne pas dépendre d’un stockage photo physique (NAS),
  3. Ne pas exploser les stockages locaux de mes appareils,
  4. Pouvoir partager facilement et à n’importe qui les photos et les vidéos,
  5. Permettre de retrouver facilement n’importe quelle photo,
  6. Profiter des nouveaux dispositifs d’enrichissements de photos comme par exemple les montages vidéo de Google Photos ou les Souvenirs proposés sur iOS et Mac OS.

Exigeant ? C’est possible…

La collecte et le stockage des photos

Je prends donc des photos de deux manières, principalement :

  • Avec mon Phone (très anecdotiquement, avec l’iPad)
  • Avec mon Nikon D700

Dans ce second cas (qui, au passage, est de le plus en plus rare), j’importe les photos soit sur Mac, dans Apple Photos, soit avec un adaptateur, sur iPhone ou iPad. Ce qui permet, dans ce dernier cas, de m’affranchir un peu plus d’un ordinateur, surtout en mobilité.

Toutes mes photos se retrouvent donc rapidement dans Apple Photos, l’application native, sur iOS et Mac OS. J’ai activé la phototèque iCloud qui envoie toutes les photos sur les serveurs d’Apple et qui les redistribue sur chacun de mes appareils.

Pour répondre à l’objectif de ne pas exploser le stockage local de mes appareils, j’utilise l’option d’iOS et de Mac OS en lien avec la phototèque iCloud : “Optimiser le stockage de l’iPhone”. En gros, les appareils envoient les photos en haute définition sur les serveurs iCloud et ne gardent en local qu’une version “light” de la photo. Suffisamment bonne pour l’identifier et la faire ressortir, mais suffisamment compressée pour ne pas plomber le stockage.

Photothèque iCloud - Optimiser le stockage de l'iPhone
L’option incontournable pour la photothèque iCloud

Je n’utilise aucune fonction de tri ou de catalogage. Pour moi, trier des photos est devenu une perte de temps au moins équivalente au fait de devoir trier des mails dans des dossiers. Je dois pouvoir tout retrouver et l’outil doit me permettre de remonter des classements intelligents et à la demande, par personne, par lieu, par date… Ce que fait à mon sens extrêmement bien la photothèque iCloud.

À ce stade, je réponds aux points 1, 2 et 3 de mon workflow photos. Restent les points 3, 4 et 5 : la recherche, le partage et l’enrichissement. Notons que la photothèque iCloud permet des fonctions d’enrichissements très séduisants avec les Souvenirs, des fonctions de recherche qui fonctionnement plutôt bien, et des capacités de partages d’albums efficaces (dans ce dernier cas, il faut le reconnaître, à condition que les personnes à qui vous partagez vos clichés soient eux aussi équipés d’appareils Apple).

Ceinture et bretelles avec Google Photos et la photothèque iCloud

C’est à ce stade qu’intervient le colocataire de mon workflow photos : Google Photos. L’outil est une référence. Et pour cause :

  • Stockage illimité gratuit (avec une compression super optimisée) ou payant (pour les versions originales des photos et des vidéos)
  • Une disponibilité sur tous les appareils possibles (Cf. point 1 du workflow photos)
  • Des fonctions de partage ultimes, compatibles avec toutes les configurations possibles des destinataires
  • Des outils qui suggèrent automatiquement des albums, des montages en vidéo, et bien plus encore…
  • Des capacités de recherche dans les images, sans les taguer résolument performantes (et pour cause, on est chez Google après tout…)

Google Photos va agir pour moi comme complément à ce que ne fait pas bien la photothèque iCloud. J’utilise Google Photos de sorte à ce que, sur chacun de mes appareils, il récupère en doublon sur les serveurs de Google toutes les photos (oui, les Live Photos également) et les vidéos. Autant je ne garde sur les serveurs d’Apple que les clichés réussis (c’est-à-dire que j’y supprime les photos ratées, les scans, les copies d’écran, etc.) autant je laisse tout, absolument tout, sur Google Photos. Depuis peu, j’utilise tout de même régulièrement la fonction “Archiver” sur Google Photos qui met de côté sans supprimer les clichés de votre choix. Pratique pour faire place nette sans craindre de perdre des éléments. En gros, Google Photos agit chez moi comme les applications de prises de notes telles qu’Evernote, mais spécifiquement pour les photos.

Je n’utilise que la version illimitée, avec des photos compressées, dans la mesure où les versions originales de mes photos, vous l’avez compris, sont déjà sur la photothèque iCloud.

Ainsi, je peux m’appuyer sur Google Photos pour les fonctions de recherche (lorsque celles de la photothèque iCloud ne répondent pas à mes besoins – ce qui, je dois le dire, arrive assez rarement), y compris d’ailleurs pour retrouver des photos de mon chat ! Mais je peux aussi m’appuyer sur les fonctions de partage de Google Photos qui sont, je dois le dire, d’une puissance remarquable, surtout pour créer des albums partagés collaboratifs. Je ne me pose pas la question de qui utilise quoi parmi mes destinataires, ils peuvent toujours accéder à l’album que je leur partage facilement, en leur envoyant même un simple lien par SMS.

En conclusion…

Mon workflow photo que je décris ici a été éprouvé et contribue à ma stabilité technologique. Il est multi-plateforme (grâce à Google Photos) et me permet d’optimiser un stockage complet, des fonctionnalités avancées, et éviter de plomber l’espace disponible en local sur mes appareils.

Il reste quand même une réserve de poids. Google Photos, à chaque fois qu’il est installé sur un nouvel appareil iOS (par exemple, lors d’un changement d’iPhone) a besoin de retélécharger en local toutes les photos haute définition pour vérifier qu’il les a bien sur ses serveurs. Ce comportement totalement idiot est assez pénalisant car Google Photos est obligé de passer des semaines (en fonction de votre connexion web) à télécharger et envoyer les photos en haute définition, et ainsi à vous plomber, certes, temporairement, votre stockage. Un argument de plus pour décider de votre stabilité technologique, justement !

Je reviendrai probablement prochainement vous parler des prises de vue sur le plan plus technique, et notamment sous l’angle des applications. J’avais d’ailleurs détaillé un jour comment se servir de son smartphone pour prendre des photos en vacances, là où le réseau ne capte pas toujours bien, et pour éviter d’exploser son forfait avec des synchronisations.

En attendant, je vous invite à jeter un coup d’œil au workflow photo utilisé par Bertrand Soulier, pour la gestion de ses photos, qui comprend la gestion de ses photos à titre personnel et à titre plus professionnel. Il évoque également les applications qu’il utilise pour ses prises de vues.

Et vous, quel est votre workflow photos ?

Les extensions pour aider Firefox quantum à remplacer Chrome

J’adore Chrome. Dès que je ne suis pas dans mon environnement personnel (très Apple), j’aime bien retrouver la “roll’s” des navigateurs, notamment grâce à l’éventail des extensions disponibles. Pour autant, ça me pose toujours 2 problèmes : d’une part, d’ouvertement continuer, sans réserve, à confier ma vie à Google, et ainsi ne pas faire d’acte de militantisme ; et d’une autre part, souffrir de la consommation des ressources que fait Chrome, qui n’est pas négligeable en fonction de la machine que l’on utilise, malgré des améliorations notables de la part des développeurs à ce sujet.

J’ai testé à plusieurs reprises Firefox. Les arguments sont intéressants : notamment de lutter contre l’hégémonie chromienne, militer pour un web un peu plus ouvert, pour le respect de la vie privée, d’autant que des services cool tels que Pocket y sont désormais intégrés nativement. Pourtant, à chaque utilisation, je suis un peu refroidi par l’interface vieillotte et l’absence des extensions Chrome.

Hier est sorti la nouvelle version de Firefox, dite Firefox Quantum (la version 57 pour les puristes) et l’ami Guillaume Payre, derrière le blog windows.blogintelligence.fr a fait une petite sélection d’extensions plutôt cool à cette occasion sur laquelle je me suis basé pour vous faire ma propre liste d’extensions incontournables. En effet, les extensions, qui sont le point fort de Chrome de par leur variété, sont assez incontournables pour mes usages d’un navigateur.

  • Tout d’abord, un bloqueur de publicités (avec toutes les réserves que vous pouvez connaître sur le bloqueurs de publicité) : uBlock Origin. Les lecteurs fidèles de ce blog auront d’ailleurs noté qu’il n’y a désormais plus de publicités ici…
  • Un complément au bloqueur de publicités, qui protège du pistage et qui accélère même certaines requêtes : Decentraleyes
  • I don’t care about cookies : une extension qui dégage les bandeaux d’information relatifs aux cookies, pour ceux qui s’en fichent…
  • Une manière de profiter des extensions Chrome lorsqu’elles n’existent pas sur Firefox : Chrome Store Foxified
  • La gestion de plusieurs comptes à travers l’identification des onglets (personnel, travail, etc.) : Firefox Multi-Account Containers
  • La version de base de Firefox ne permet pas de gérer efficacement quelles informations s’affichent lorsque l’on ouvre un nouvel onglet. C’est ce que permet de corriger New Tab Tools
  • L’intégration de DuckDuckGo : quitte à utiliser Firefox, autant mettre de côté Google pour la partie recherche !

Un truc assez chouette chez Firefox, c’est la gestion des copies d’écran. C’est natif et bien fait. Je vous recommande de jeter aussi un coup d’œil là-dessus au lancement, d’autant que l’interface et les explications sont plutôt bien pensées.

Voilà ! Cela devrait vous permettre, comme à moi, d’utiliser Firefox confortablement quelques temps à la place de Chrome si vous avez envie de tester. Faites vos retours à ce sujet dans les commentaires !

Une formation gratuite et incontournable pour vos activités en ligne

Cela faisait un moment que je voulais mettre en avant un peu plus Bertrand Soulier, que j’ai commencé à vraiment connaître depuis une année, et sa formation en podcast, depuis qu’il a pris le train des streetcasts en marche. En particulier, je voulais être sûr que vous ayez bien connaissance de son podcast : “Votre coach web”.

Formation "Votre coach web" par Bertrand Soulier

Je pense en effet qu’il s’agit aujourd’hui d’une formation incontournable pour toutes celles et tous ceux qui mènent une activité (au moins en partie) en ligne. J’ai commencé régulièrement à recommander ce podcast pour mes proches, qui mènent ou veulent mener une activité en ligne, et même dans le cadre de mon travail.

Dans ce podcast, Bertrand anime une véritable formation en ligne et vous parle des outils pour animer votre présence en ligne, vous parle de réseaux sociaux, de sites web, d’astuces d’organisation et de recommandations pour vous pousser à produire du contenu et bien évidemment de stratégies pour identifier et animer votre marque ou votre marque personnelle. Mais cette liste est très d’être exhaustive. En filigrane, son podcast vous aidera même vraisemblablement à trouver une “voie” que vous pourriez emprunter et que vous n’aviez peut-être pas encore identifiée. Que vous soyez entrepreneur, ou que vous ayez envie de vous lancer sur une activité en ligne, ou même si vous souhaitez enrichir votre vision des réalités d’aujourd’hui en lien avec le web, c’est un podcast qui vous apportera nécessairement beaucoup.

Notez bien que le podcast est totalement gratuit et ne propose pas de vous vendre quelque chose, à quelque moment que ce soit. Si vous le souhaitez, vous pouvez tout de même le soutenir via la plateforme de financement participatif Patreon.

Pour écouter ou vous abonner à “Votre coach web”, vous trouverez toutes les infos nécessaires ici sur  : votrecoachweb.com. Au passage une remarque, je vous recommande d’écouter les 2 ou 3 derniers épisodes publiés, puis de revenir aux tous premiers épisodes pour écouter toute la formation dans l’ordre.

Pour ceux qui préféreraient nous écouter parler de ce projet (et de Bertrand), vous pouvez également écouter le dernier épisode de Relife, un podcast sur le lifehacking que je co-anime avec Mat, et que nous avons mis en ligne il y a quelques jours. Nous y avons invité Bertrand et nous avons eu l’occasion d’échanger avec lui de manière plus complète :

 

Avec quels outils j’organise ma veille

Veille : MacBook Air, iPad, AirPods

En remettant à plat mon activité de podcasting à l’appui du bilan de mon activité que j’ai réalisé à la rentrée, j’ai revu également la façon dont je faisais ma veille, notamment pour mon podcast Tech Café. Je vous parle aujourd’hui des piliers de cette organisation.

J’utilise désormais de manière incontournable 2 canaux : d’une part, les flux RSS, et d’une autre part Twitter. Je vais moins m’attarder sur Twitter, tant ce service bénéficie de ressources diverses et variées d’un peu partout. Je me suis toujours dit que je ferais un jour une liste de comptes Twitter que je suis pour ma veille mais c’est une donnée tellement volatile qu’elle n’aurait pas forcément d’intérêt. Je vais plus détailler le fonctionnement par flux RSS qui est, cela en surprendra peut-être certains, très récent dans mes usages. En effet, auparavant, je naviguais de site en site et je ne profitais pas des avantages d’une vue unifiée.

Pour mes flux RSS, j’utilisais il y a encore quelques mois Feedly, dans sa version gratuite. L’interface avait l’avantage d’être complète sur ordinateur (navigateur) mais la consultation par app était catastrophique. Or, je fais une veille à 30% sur ordinateur, à 60% sur iPad et 10% sur iPhone. L’application Feedly donne l’impression d’être totalement délaissée par les développeurs et c’était pour moi une plaie…

J’ai alors découvert Reeder. Il s’agit d’une application de lecture de flux RSS, à laquelle vous pouvez rattacher un compte Feedly, mais aussi de nombreux autres comptes de lecture de flux RSS ou même fonctionner sans autre compte tiers. La synchronisation de vos abonnements passe alors, par exemple, par iCloud. J’avais le meilleur des deux mondes : entre Feedly sur navigateur et Reeder sur mes autres appareils, les deux se synchronisant allègrement.

Par la suite, j’ai voulu commencer à filtrer certains types d’articles (des listes de promotions, des tests de jeux, etc.). Et j’ai commencé à étudier la version payante de Feedly à cet effet. De plus, Feedly m’a interpelé en rendant payantes des fonctions qui étaient gratuites au départ et en imposant des limites aux utilisateurs, pour les pousser à souscrire un abonnement payant. Et j’ai ainsi découvert Feedbin. Chez eux, c’est simple, la version gratuite est simplement limitée à 14 jours. Je me suis dit que ça valait le coup de tester et j’ai importé la liste des flux RSS que je suivais depuis Feedly vers Feedin. Ce test s’est avéré pour moi vraiment concluant, pour un prix équivalent à la version Pro de Feedly, j’ai retrouvé toutes les fonctions que j’attendais, avec une interface simple et claire. J’ai pu basculer de compte dans Reeder sans problème et retrouver mes petits. Les filtres ont commencé à me faire gagner un temps certain.

J’ai récemment eu beaucoup de mal à mettre en place une ultime fonctionnalité dont j’avais besoin : la consultation intégrale des articles des flux auxquels j’étais abonné. Feedbin, dans sa version web (ils ne proposent pas d’app d’ailleurs), propose une fonction “Sticky full content” qui permet en permanence d’aller chercher, à la lecture d’un article, sa version complète.

Option "Sticky full content"

J’avoue qu’aujourd’hui, je suis étonné que les agrégateurs de flux RSS ne soient pas tous capables de récupérer des version intégrales d’articles. Pocket ou Read it later sont des services qui le font parfaitement. Pourquoi un lecteur de flux RSS ne pourrait pas aller piocher le contenu intégral d’un article avec son URL ? Toujours est-il que cette option est disponible dans Feedbin et permet de récupérer les articles complets dans les flux RSS.

J’en profite pour dire que les éditeurs qui tronquent le contenu de leurs articles font vivre, probablement sans le savoir, une plaie et c’est un élément qui me ferait aujourd’hui choisir un site plutôt qu’un autre. Coup de coeur à iPhon.fr qui ne limite pas ses articles dans son flux RSS, à Macg.co qui fait l’effort de proposer un flux en version complète (merci Gontran), et coup de gueule à Numerama qui, bien que proposant le meilleur contenu pour ma veille à ce jour, continue à bêtement limiter les articles de son flux au premier paragraphe… Je comprends les implications notamment financières mais honnêtement, ce n’est plus un combat à mener en 2017, selon moi : je suis sûr qu’au final, il y a plus à perdre qu’autre chose en ne rendant pas un service complet à tous ses utilisateurs.

Sur Reeder, j’ai mis un peu plus de temps à trouver la solution (et pas seul, en plus – merci Thibaud) alors qu’elle est fichtrement simple. À la lecture d’un article, il suffit de cliquer sur le bouton “M” en haut d’un article pour charger la version complète. Et voilà, le tour est joué.

Au global, mon outil de veille principal me coûte donc : 50 $/an (Feedbin) et 5,49 € (Reeder) pour une solution non limitée et polyvalente.

Et vous ? Comment organisez-vous votre veille ?

Organisation : le meilleur gestionnaire de tâches est-il le calendrier ?

Organisation

Depuis quelques temps, quand je prends du recul sur ma méthode d’organisation pour gagner en productivité, je me surprends à avoir créé des tâches dans mon gestionnaire de tâches habituel (Rappels, l’application native sur iPhone) et ne pas les réaliser, ou les faire très tardivement. J’ai trouvé un point commun à toutes ces tâches : elles ne sont pas inscrites dans le temps, et dans un agenda.

Attention, ce n’est pas forcément une histoire d’échéance car si une tâche a une date limite pour une contrainte particulière (par exemple la déclaration d’impôts), ce n’est pas pour autant qu’elle sera inscrite dans le temps. L’échéance, c’est un peu la date de péremption. Mais la date de péremption n’est pas forcément la date de consommation.

Or, j’ai constaté qu’un certain nombre des tâches que j’avais à effectuer avaient un meilleur taux de réalisation lorsqu’une plage dédiée à leur réalisation était mise en place dans mon calendrier. J’ai donc commencé, non à ne plus mettre systématiquement les tâches dans ma todolist, mais à les mettre aussi bel et bien dans mon calendrier. De cette manière, et avec cette nouvelle organisation, je sais que je vais y consacrer du temps et que je suis à même de les réaliser.

En revanche, de nouvelles difficultés se sont alors présentées :

  • D’une part, parvenir à bien évaluer la durée que va prendre la réalisation de la tâche. Certes, ce n’est pas toujours facile. Pourtant, se prêter à cet exercice, c’est pour moi favoriser largement sa réalisation.
  • Consulter son agenda, en plus de sa liste de tâches. Au plutôt, à la place de… En effet, le réflexe, avec cette méthode, change drastiquement. On se retrouve à ne consulter sa liste de tâches non inscrites dans l’agenda, que pour effectuer des tâches “bonus”, que je n’avais pas planifié, pour ma part.
  • En cas de retard, ou d’incapacité dans la réalisation d’une tâche, il faut décaler le créneau dédié à sa réalisation pour plus tard. Rien de compliqué, mais il faut en réalité consulter son agenda à double titre : pour les créneaux bloqués à venir, et pour les créneaux échus et manqués.

Au final, j’avoue que je me sens plus à l’aise dans cette démarche et plusieurs outils de gestion de tâches que j’ai pu tester ne permettent pas aussi bien de réserver une plage de temps dédiée à leur mise en oeuvre. Dans un monde idéal, j’aimerais trouver une organisation qui me permette de lister des tâches, d’inscrire une échéance, d’inscrire également une date de mise en oeuvre (une plage horaire) et que cela alimente automatiquement un calendrier.

Évidemment, si vous avez des suggestions avec votre propre méthode d’organisation, je suis preneur. Mais je crois que ce service idéal n’existe pas encore. Une idée de développement ?

Ces 10 phrases qu’on ne voudrait plus entendre en entreprise (ou dans la vie de tous les jours) en 2017

Quand on prend un peu de recul sur le profil du travail en entreprise aujourd’hui, en rapport à ce qu’il était il y a 5 ans, on se rend compte qu’il a été pourtant bouleversé. Pourtant, certaines habitudes et fonctionnements ont la vie dure…

1. “Je t’ai fait un mail ce matin.”

Révélateur de l’usage inadapté qui est fait de l’outil mail en entreprise : lorsque l’on envoie un mail pour savoir si une réunion est maintenue, si l’on a bien reçu un autre mail, ou pour servir de rappel à quelqu’un… Le mail devrait se limiter à quelques informations formalisées, validations à valeur juridique, ou requêtes officielles. Lorsque l’on avertit quelqu’un qu’on lui a envoyé un mail, c’est vraisemblablement qu’on a utilisé le mauvais outil…

2. “La pièce jointe est trop grosse.”

Le mail n’est pas un outil adapté pour envoyer des pièces jointes importantes. Voire envoyer des pièces jointes tout court. Cela doit rester exceptionnel. Le principal problème vient probablement du fait que l’entreprise n’a pas mis en oeuvre des outils adaptés de partage et de stockage de fichiers, souvent par crainte de confier de la donnée à des sociétés tierces.

A titre personnel aussi, d’ailleurs. Arrêtez d’envoyer des mails avec les photos du weekend ! Il existe de formidables outils gratuits pour gérer ses photos personnelles aujourd’hui qui facilitent le partage et vous permettent d’envoyer uniquement un lien qui pointera vers un bel album en ligne. Par exemple, découvrez Google Photos.

3. “Je n’ai pas accès sur mon poste.”

J’ai longtemps eu un avis très tranché sur les outils de filtrage. Si aujourd’hui, j’ai une position un peu plus modérée, je considère tout de même que filtrer trop massivement des sites sur des postes utilisateurs en entreprise nuit gravement à son fonctionnement. Bloquer les réseaux sociaux parce que les collaborateurs y passent trop de temps ? Ils le feront sur leur mobile. Vous voulez les empêcher de faire leurs courses personnelles sur leur temps et lieu de travail ? Même réponse. Pourquoi une entreprise qui fournit un cadre de travail (et donc de vie) à ses collaborateurs ne devrait-elle pas permettre de pouvoir gérer, en bonne intelligence, quelques priorités à titre personnel ? De quoi laisser l’esprit du collaborateur plus léger et plus productif pour son activité.

4. “Peux-tu fermer le doc ? Je ne peux pas le modifier.”

Ouch ! C’est la continuité des phrases précédentes ! Les outils ne sont pas adaptés ! En 2017, l’usage des outils de bureautique en partagé et en simultané est courantissime… sauf dans certaines infrastructures ! A titre personnel, tout un chacun peut modifier un document Word, une note sur son iPhone, ou un document Google en même temps que ses amis. Mais les collaborateurs d’une même entreprise doivent bien souvent prendre un ticket et faire la file d’attente pour pouvoir ouvrir le document Excel stocké sur le réseau…

5. “Pour faire une demande, il faut remplir le formulaire Excel. Attention aux macros !”

Excel est un formidable outil ! Il sait traiter de la donnée avec des fonctions que l’on ne soupçonne pas. Il sait restituer visuellement et en quelques clics des tendances avec des graphiques que l’on peut facilement personnaliser. Mais Excel n’est souvent pas utilisé de cette manière-là. Il est utilisé tantôt pour lister des accès, tantôt pour un planning, tantôt pour une liste de tâches… Décidément, le service informatique n’a pas jugé bon de mettre en place les bons outils…

6. “Rajoute ce paragraphe dans les slides Powerpoint.”

Encore un monstre utilisé à mauvais escient. On pourrait parler des présentations en général mais combien de réunions sont articulées autour de documents Powerpoint écrits en police 10 avec une masse de texte formaté aussi dignement que des pages de Wikipédia ?

7. “Hey ! Fais-moi penser à envoyer le rapport au service commercial !”

Non. On ne demande pas aux autres de nous rappeler quelque chose. On se note le rappel. Il existe pléthores d’applications de gestionnaires de tâches. C’est valable entre amis et en famille… Astuce : Outlook intègre un gestionnaire de tâches. C’est pas très optimisé pour le travail en groupe mais pour rappeler d’envoyer un mail, c’est très bien.

8. “Je ne retrouve pas ce document…”

Nous vivons à l’ère de l’information. Ce serait comme dire dans les années 90 : “Je n’ai plus d’électricité.” Il est inadmissible de ne pas retrouver une information que l’on a eue. Outre les outils qui permettent de prendre des notes et stocker des informations, c’est probablement là encore surtout de la responsabilité des services informatiques de ne pas favoriser l’utilisation de ce type d’outils. En plus, ça éviterait d’envoyer les documents en pièces jointes… Retour à la phrase 2.

9. “J’ai oublié mon mot de passe.”

Une variante : “On a trop de mots de passe, comment veux-tu t’en souvenir ?”. C’est facile, utilisez un gestionnaire de mots de passes. On est en 2017 je vous dis ! :-)

10. “Je n’ai pas le temps, je vais en réunion.”

Est-ce nécessaire de décrire à nouveau le fléau que représentent les réunions ? La plupart du temps inutiles, elles pourraient avantageusement être remplacées par des temps d’échange de 20 minutes, des conversations avec des outils de messagerie instantanée, des appels de groupe…

Et vous ? Quelle est la phrase que vous ne voulez plus entendre en 2017 ?