Le comparatif des applications de prises de notes (Evernote, OneNote, Google Keep, Apple notes, etc.)

cover comparatif

J’ai parlé à plusieurs reprises des applications de prises de notes avec des applications et vous connaissez ma petite préférence pour Evernote. Comme le mentionnais dans un précédent article, OneNote gagne du terrain et beaucoup préfèrent lâcher le service de l’éléphant pour rejoindre l’application Microsoft. Les arguments sont réels et solides. Pourtant, je voulais savoir précisément ce qui différenciait les deux.

Version rapide : vous voulez accéder au comparatif complet ? C’est ici : gum.co/notesapps. Si vous appréciez mon travail, vous pouvez me laisser une petite contrepartie du montant de votre choix.

Version longue, avec la petite histoire qui va derrière : Du coup, fort de ce besoin, et n’ayant trouvé nulle part la réponse précise à mes interrogations sur le web, j’ai commencé à comparer point par point les fonctions de chacun de ces services. Et puis, comme Apple Notes était régulièrement cité comme une alternative de plus en plus crédible, j’ai aussi voulu savoir ce qui lui manquait. S’est rajouté dans la course Google Keep, mais aussi plusieurs outsiders que je ne connaissais pas tous, parmi lesquels : Simple Note, Falcon, Nimbus Notes, Toodle Do, Turtl, et d’une certaine manière, un petit dernier : Dropbox Paper.

Les conclusions détaillées ont été compilées dans un tableau Google Sheets, afin de pouvoir plus facilement masquer ou trier les informations. Le travail est assez complet, je pense, même s’il est parfois difficile d’entrer dans un détail exhaustif à 100%. Par exemple, certaines fonctions de certains services sont accessibles sur certaines applications, mais pas sur toutes les plate-formes. De même, c’est un domaine qui change très vite. Je vais donc essayer de maintenir ce référentiel à jour l’avenir.

Je remercie vivement Mat (@profduweb) et Tom (@oxide) ainsi qu’Olivier Schimpf (@oliv21) qui ont eu la gentillesse de m’aider à remplir le document, et qui m’ont apporté leurs suggestions. En voyant ce tableau et en constatant le travail que j’y ai investi (j’ai dû y passer, croyez-moi, une bonne dizaine d’heures), Mat m’a recommandé de tenter de le monétiser. Il m’a dit que ce travail avait de la valeur et qu’il fallait explorer le sujet. Alors, j’ai voulu suivre sa recommandation. Ne fermez pas tout de suite la fenêtre : ce tableau est accessible gratuitement. Oui, vous pouvez le recevoir sans contrepartie. Toutefois, si le coeur vous en dit, vous pouvez me laisser une rétribution sur gumroad.com, dès 1€. Après tout, il paraît que tout travail mérite salaire et quand on voit la compréhension du travail qui est faite par les auditeurs d’émissions telles que Tech Café, que je présente, et qui collecte dans une association sous forme de “tips” près de 200€ par épisode, je me dis que cette nouvelle proposition personnelle pourrait bien recevoir un écho.

Par ailleurs, et en complément, une autre forme de soutien pour mon travail pourrait aussi être de partager ce tableau sur les réseaux sociaux, ou à vos proches. L’adresse est facile à retenir : gum.co/notesapps. Chaque partage compte autant qu’une participation financière !

L’argent collecté (si tant est qu’il y en ait) me restera personnellement comme une forme de petit “salaire” ou plutôt, de petit pourboire.

Evidemment, ce tableau est forcément incomplet, ou imparfait. Aussi, n’hésitez pas à me faire part de vos remarques. Vous m’aiderez ainsi à maintenir une information la plus juste possible. Notez par ailleurs pour les éventuels habitués que ma page de contact a disparu de ce site. Désormais, vous pouvez me contacter via Facebook Messenger ou via message privé Twitter. Les liens sont en colonne de droite de toutes les pages du site.

N’hésitez pas à me partager votre avis sur cette démarche en commentaire !

Pourquoi j’utilise (encore) Evernote pour ma prise de notes

Prise de notes cahier smartphone iPhone

Depuis pas mal de temps, la météo est très mauvaise pour Evernote. J’ai longuement parlé de cet outil, et de l’amour que j’ai pour lui sur ce blog. Seulement, voilà, l’amour, parfois, ça rend aveugle. Et je n’aime pas défendre quelque chose à tout prix, qu’il s’agisse d’un appareil, d’une application, ou de toute autre chose. Et les changements opérés par Evernote sur son produit ne plaisent pas à tout le monde, légitimement.

Notons que je suis abonné premium depuis pas mal de temps. Principalement parce que j’ai toujours stocké beaucoup de choses qui me font exploser le quota mensuel d’upload de la version gratuite (surtout quand elle est réduite – voir plus loin). Mais depuis quelques temps, c’est devenu le bazar : plusieurs niveaux sont accessibles : plus et premium. Les différences sont très subtiles et peuvent répondre à certaines attentes particulières. Par contre, les communications et changements de la part de la société ne sont pas très bien amenés pour les utilisateurs, qui sont souvent des promoteurs du service, fidélisés depuis pas mal de temps.

Le gros soucis, c’est qu’auparavant, la version gratuite d’Evernote convenait à l’immense majorité des utilisateurs. Aussi, Evernote n’a pas eu le choix, pour valoriser ses versions payantes, que de dégrader les fonctionnalités de la version gratuite. Pas cool. C’est comme si l’on vous proposait une voiture à l’autonomie bridée que l’on peut augmenter avec un simple virement… Inconcevable.

Par ailleurs, les différentes offres sont incompréhensibles pour le commun des mortels. Les version plus et premium n’ont pas vraiment de sens l’une par rapport à l’autre. D’autant que d’après ce que j’en comprends, les tarifs ont encore (et ce n’est sans doute pas la dernière fois) changé : plus à 29,99€/an et premium à 40€/an. En revanche, la version basic (gratuite) devient de moins en moins pertinente.

Il s’en est suivi ces derniers temps une réaction épidermique de la part des utilisateurs qui fuient massivement le service. Il n’y a qu’à regarder la note moyenne de l’application sur l’App store qui s’est écroulé à 2,2 sur 5. Du jamais vu… Nombreuses sont les personnes à rejoindre OneNote (totalement gratuit pour des fonctionnalités très concurrentielles à Evernote, y compris dans ses versions payantes) ou Notes (l’application sur iOS) ou encore Google Keep, toutes les deux présentes facilement sur iPhone ou smartphone Android, mais aussi sur de nombreuses plate-formes, qui font très bien le boulot pour une grande majorité de gens, sans avoir à se prendre la tête sur des classements, des carnets, etc.

Notons enfin que les outils de migration depuis Evernote sont devenus légion : vers OneNote ou même directement sur iPhone.

Je pense pour ma part qu’à terme, je migrerai vers OneNote. Les arguments sont solides et l’idée de confier mes notes (une bonne partie de ma vie) à Microsoft me rassure autant que les confier à Evernote ou à Apple. Les fonctionnalités de OneNote sont nombreuses et avancées et je me sers d’une bonne partie d’entre elles sur Evernote. En réalité, il me manque peu de choses pour avoir sauté le pas : notamment la navigation par onglets de OneNote, obligatoire, est totalement anti-ergonomique en plus d’être très moche. Tant que ces onglets seront obligatoires, ce sera pour moi un vrai frein à rejoindre ce service. Mais ce n’est pas la seule raison.

J’ai longtemps cherché un comparatif complet sur ces services de prises de notes. Je n’ai jamais trouvé. Du coup, j’ai retroussé mes manches et je me suis investi pour faire moi-même un comparatif relativement exhaustif des fonctionnalités. Ça ne vous surprendra pas : le service parfait n’existe pas. En fonction des besoins, tel ou tel service est quand même plus approprié. En faisant ce comparatif, en revanche, j’ai été conforté dans le fait qu’Evernote reste leader sur un certain nombre d’usages clés pour. Ce ne sera peut-être pas le cas pour vous… Par ailleurs, j’ai été bluffé par certaines fonctions de plusieurs services “outsiders”.

Je vais bientôt, d’une manière ou d’une autre, diffuser ce comparatif d’applications de prises de notes. J’en profiterai pour vous recommander une première application de prises de notes. Et vous, vous utilisez quoi ?

 

Améliorez votre organisation dans Evernote en limitant l’utilisation des étiquettes

Les étiquettes (ou tags en anglais) peuvent être utiles pour organiser son contenu dans Evernote mais elles peuvent également être source de complexité et nous empêcher d’avoir un flux de travail fluide. Il est peut-être temps pour vous d’abandonner les étiquettes.

C’est la recommandation de l’expert en productivité Tiago Forte, qui explique les désavantages de les utiliser ou, au moins, de se baser un peu trop sur les étiquettes :

Quand vous vous basez trop fortement sur les étiquettes, vous devez vous rappeler parfaitement de chacune d’entre elles, et exactement de la manière dont elles s’écrivent (…). Aussi bon que puisse être votre cerveau à reconnaître des structures, il est malgré tout assez mauvais pour les enregistrer et se rappeler précisément de nombreuses structures, car les structures des activations neuronales interfèrent les unes avec les autres. Pourtant, c’est exactement ce que vous essayez de faire quand vous essayez de vous rappeler de la bonne étiquette. C’est un gaspillage incroyable de ressources mentales.

Note : cet article est une traduction de l’article original “Get a Better Creative Workflow in Evernote by Ditching Tags” de Melanie Pinola sur lifehacker.com.

Forte souligne également à quel point le fait de créer automatiquement une nouvelle étiquette automatiquement lors de la saisie est gênant, même si vous avez des étiquettes similaires qui peuvent être légèrement différentes (avec la casse, une coquille, un pluriel ou un singulier, etc.).

Mais la raison la plus importante pour laquelle vous devriez arrêter de tout étiqueter dans Evernote est que les étiquettes vous font sentir moins productif et créatif :

Le véritable problème avec les étiquettes, et la raison pour laquelle non seulement elles ne parviennent pas à nous aider, mais également freinent le sentiment de créativité que peuvent avoir les utilisateurs, est qu’elles donnent l’impression que conserver une collection de notes personnelles ne demande rien de plus qu’un exploit héroïque de planification, suivi par des années de méticuleux enregistrements et annotations. Je vois ainsi de nombreuses personnes créatives, débordées dans cette tâche, pour laquelle leur esprit n’est pas adapté, et ainsi abandonner.

(Ajout Guillaume) Depuis la lecture de cette article, j’ai commencé à cesser profondément d’utiliser les étiquettes dans Evernotes et je travaille plus soigneusement le titre des notes. Je gagne ainsi beaucoup de temps à la collecte, sans perdre de temps ou d’efficacité lorsque j’interroge mes notes sauvegardées avec des requêtes. J’avais plusieurs centaines d’étiquettes et je suis descendu à quelques dizaines. Je pense dans les jours à venir parvenir à ne conserver que 10 ou 15 étiquettes maximum.

Et vous ? Quel usage avez-vous des étiquettes d’Evernote ?

Conseils et prévention en cas de perte de vos papiers

Ca ne m’était jamais arrivé et voilà, c’est désormais chose faite : j’ai égaré mes papiers ! J’ai fait ça bien en perdant à la fois mon permis de conduire et ma carte nationale d’identité. Voici mon petit retour d’expérience et un petit conseil pour vous aider, si jamais ça vous arrive…

Tout d’abord, on fait face à la question fatale et pourtant pleine de bonne volonté de la part de l’entourage, que l’on formule soi-même quand ça arrive aux autres : “Tu l’as perdu où ?”. La variante peut aussi arriver, plus adaptée mais qui fait toujours mal sur le coup : “Tu l’as vu où la dernière fois ?”. Ne le prenez pas mal : les gens essaient juste de vous aider !

Ensuite, vous pouvez regarder sur le web la conduite à tenir dans ce genre de cas, mais ne soyez pas étonné : les infos sont pas claires et pas très concrètes. Le Gouvernement essaie tant bien que mal de faire un peu les choses de manière constructive mais c’est pas encore le top…

A faire avant la perte

Je voudrais vous parler d’une chose que j’avais déjà mise en place s’est avérée très pratique. Et je vous invite, après la lecture de cet article, de faire exactement la même chose si vous voulez vous éviter des désagréments : numérisez immédiatement vos papiers d’identité, permis de conduire, carte grise, et compagnie. Ca prend 5 minutes et ça a trois avantages principaux :

  • Tout d’abord, vous pouvez être amené au quotidien à envoyer vos papiers pour un abonnement quelconque, ou une démarche. Si vous avez stocké des versions numériques de ces documents dans, par exemple, votre Dropbox, vous allez gagner un temps fou à chaque démarche.
  • Par ailleurs, en cas de perte de votre permis de conduire, vous pouvez réimprimer votre permis le temps d’en refaire faire un. J’ai appris aujourd’hui que la Police semble assez conciliante dans ce genre de cas et si vous pouvez présenter une version imprimée de votre permis de conduire, en cas de perte, ça leur permettra de ne pas vous verbaliser. En fait, il faut savoir que ce qui compte dans le permis, outre le document en tant que tel, c’est le numéro du permis qui permet aux autorités d’interroger les bases et savoir si votre situation est en règle ou pas… Evidemment, c’est quand même mieux d’avoir le permis original et authentique mais il vaut mieux avoir une copie que rien du tout.
  • Et enfin, pour la perte elle-même : c’est con mais quand vous déclarez une perte/vol d’un document, on vous demande les informations qui figurent dessus ! Je sais, on dirait qu’ils ont pas compris ce qui nous arrive… C’est un peu comme si on avait perdu un livre et qu’on nous demande de lire la quatrième de couverture… Vous voyez l’intérêt de l’avoir numérisé.

Evidemment, ne numérisez pas sur une clé USB, pas assez fiable et un peu trop volatile. Préférez un stockage sur un espace lié qui se synchronise via internet (Dropbox, comme je le disais, mais aussi Evernote avec un carnet dédié que l’on synchronise en local si l’on est abonné premium, ou encore Box ou même iCloud). Pendez évidemment à vérifier que vos comptes sont bien sécurisés au maximum !

A faire après la perte

Bon, tout d’abord, ne paniquez pas ! Ca sert à rien, et ça ne fait pas avancer le problème. Prenez le temps de respirer. Oui, c’est pas facile mais c’est encore plus difficile de subir le stress en plus de la perte des documents.

Puis, sachez que vous allez avoir besoin de documents pour les faire refaire. Déjà, votre carte d’identité pour votre permis de conduire… Et oui, pas de chance si, comme moi, vous perdez les deux en même temps ! Mais aussi des extraits d’acte de naissance (donc, allez les commander sur le site “Mon service public“, c’est normalement gratuit et ça prend quelques jours – au pire vous les aurez commandés pour rien si vous retrouvez vos papiers). Vous pouvez aller aussi imprimer ou faire faire des photos d’identité (format spécifique avec conditions précises) et aller chercher des timbres fiscaux de 25€.

Puis, renseignez-vous sur les horaires de la Mairie, de la Préfecture ou de la Sous-préfecture de votre domicile.

Dernier conseil : évitez de mettre votre permis de conduire et votre carte nationale d’identité au même endroit… C’est un peu double-peine si vous perdez les deux en même temps…

Allez, je compte sur vous ! Allez tout de suite me numériser vos documents ! Une simple photo avec votre smartphone vous suffira ! Et stockez-moi ça au chaud dans votre stockage en ligne préféré !

Evernote et les applications de ‘todo’ font-ils double emploi ?

Evernote : liste de choses à acheter (pain, beurre, confiture)

Comme je vante régulièrement les mérites d’Evernote et des applications de “todo” (pour “to do” en anglais, c’est-à-dire “à faire” en français – comprenez les applications de gestion de tâches), on me pose souvent la question suivante : “Dans la mesure où Evernote permet de gérer des listes, une application de todo n’est-elle pas redondante ? Ces deux applications ne font-elles pas double-emploi ?“. Voici ma position sur le sujet, et évidemment, ça dépend, ça dépasse…

A mon sens, ces deux applications (qui permettent la prise de notes et la gestion des tâches, qu’il s’agisse d’Evernote, One Note, Wunderlist, Todoist, ou de toute autre application équivalente) sont totalement complémentaires. Pour moi, Evernote ne permet pas réellement de gérer des tâches. Certes, on peut faire des listes dans Evernote mais je considère plus ces listes comme de vraies listes, pas des successions de tâches (par exemple, on peut faire des notes avec des listes de courses, des listes de choses à emmener quand on part en voyage ou encore, des listes de personnes à contacter).

Ces listes ont de vraies limitations, qui les rendent, à mon sens, impropres à la gestion des tâches :

  • On ne peut pas leur attribuer de rappel, ou de date d’échéance (une tâche doit s’inscrire dans le temps)
  • On ne peut pas facilement les imbriquer, leur appliquer de dépendance, ou leur appliquer de niveau d’urgence (une tâche peut dépendre de la réalisation d’une autre, ou être prioritaire pour d’autres tâches)
  • On ne peut pas déléguer facilement une tâche (ou tout du moins, ça demande un peu de manipulation)
  • Enfin, quand elles sont cochées, elles ne disparaissent pas (indiquer une tâche comme réalisée doit, pour moi, apporter une certaine gratification, au moins visuellement).

Voici la raison pour laquelle je recommande vraiment de conserver ces deux fonctions en parallèle : une application pour la gestion des tâches et une application pour tout conserver. D’ailleurs, avec ces deux services, je couvre 80% de ma productivité quotidienne.

Et c’est tout ? Pas tout à fait. Il existe, comme souvent, une voie alternative. En effet, la célèbre méthode de productivité dite GTD (pour Getting Things Done, ou “Faire les choses” en français – ce qui, reconnaissons-le, est pas très vendeur dans la langue de Molière), et qui consiste à “trier” les tâches dans des espaces donnés, peut très bien se mettre en place dans Evernote, mais ça demande quelques manipulations.

En gros, l’idée, c’est de créer des carnets et étiquettes pour qualifier des tâches. Chaque tâche est une note Evernote, et en changeant ses étiquettes, ou son carnet d’appartenance, on peut éventuellement en changer les caractéristiques, les déléguer. On peut créer des notes “maîtres” qui pointent vers les autres notes (sous-tâches). Je ne pourrais pas vraiment vous donner tous les détails de mise en place, parce que je trouve ça bien moins pratique qu’une application de todo mais après tout, si vous voulez tenter l’expérience, vous pouvez vous lancer et je serais ravi d’avoir votre retour. D’ailleurs, certains expliquent très bien comment mettre cela en place. Mais bon, tout ça pour éviter d’utiliser deux applications au lieu d’une, personnellement, je suis sceptique.

Et vous ? Comment vous organisez-vous au quotidien pour la gestion de vos tâches ?

La gestion d’un agenda électronique

J’attache une importance de plus en plus grande à la gestion du temps. S’il m’arrive bien entendu régulièrement de me faire déborder, je ressens une amélioration sensible de la manière dont je gère mes tâches (notamment les tâches personnelles car la gestion des tâches professionnelles ne m’a jamais, bizarrement, trop posé de problèmes).

En réalité, il s’agit plus d’une gestion de la répartition du temps que j’investis pour les tâches plus qu’une gestion minutée de mes activités. Et à ce jeu-là, il m’est devenu indispensable d’avoir un service de calendrier performant et rapide, et de faire en sorte que celui-ci ait une place de choix parmi mes autres services.

Je suis toujours étonné qu’un certain nombre de personnes autour de moi parviennent à gérer leur quotidien sans un agenda électronique. Les avantages sont évidents : souplesse dans l’organisation à plusieurs, possibilité de mettre à jour un événement pour tous les participants sur le lieu, la date, l’ordre du jour…

Depuis quelques semaines, j’ai même été à un niveau plus loin : je crée des plages d’activité dans mon agenda pour me réserver du temps pour la faire. J’avoue que j’avance encore plus vite qu’avant, et sur un nombre plus important de tâches qu’auparavant. En réalité, lorsque je rentre une nouvelle tâche dans mon application de gestion de to-do, je lui attribue systématiquement une date d’échéance. Et, une fois par semaine, je fais le point sur les tâches à venir pour leur créer un moment dédié dans mon agenda. Auparavant, j’avais trop tendance à lister les choses à faire, mais sans me dire quand j’allais les faire.

J’en profite pour vous faire quelques recommandations si vous souhaitez aussi mettre en place un service d’agenda électronique de votre côté :

  • Choisissez un service d’agenda qui soit compatible avec le plus d’applications possibles et qui soit le plus standard possible. A ce petit jeu, Google Agenda est une référence.
  • Créez-vous un agenda pour vos activités personnelles, un agenda pour vos activités professionnelles, et un agenda pour la gestion de vos événements en famille. Partagez ce dernier avec les membres de votre famille. Ainsi, les rendez-vous créés pour la famille n’attendront pas que tout le monde les accepte. Veillez tout de même à ce que tout le monde soit au courant !
  • Choisissez une application qui vous permette de gérer vos agendas de manière ergonomique, qui s’interface avec vos services, et qui soit portable sur un autre écosystème d’appareils si un jour vous décidez de changer de crèmerie. A ce petit jeu, mon favori est Sunrise. Il est assez bluffant, notamment avec sa forte compatibilité avec d’autres services (Wunderlist, Todoist, Evernote, mais la liste est longue) et avec ses calendriers génériques de type “programmes TV” ou “rendez-vous sportifs”. Je ne lui trouve qu’un défaut : certaines personnes que j’invite à des événements via Sunrise ont un peu de peine à alimenter leur propre calendrier avec les invitations qu’il reçoivent. C’est un point que feront probablement avancer les développeurs.

Et vous, quel service utilisez-vous pour votre agenda ? Avez-vous des astuces à partager ?

Ecoutez aussi cette capsule audio sur Sunrise avec une nouvelle fonctionnalité pour organiser facilement des rendez-vous à deux :

5 astuces pour chercher une note Evernote

Vous ne connaissez pas Evernote ? Je vous invite avant tout à le découvrir sur un précédent article de ma part : “Utiliser Evernote facilement en 5 étapes”. Retrouvez aussi tous mes articles sur Evernote.

Ce qui différencie Evernote des autres systèmes de gestion de notes est sans doute ce qui différencie Gmail des autres gestionnaires de mails : la gestion des étiquettes (tags) et les fonctions de recherche. Je voulais vous parler ici des outils de recherche d’Evernote. Voici quelques fonctions que j’utilise dans Evernote pour rechercher de manière efficace :

  • tag:[nom de l’étiquette]
    Cette fonction permet tout simplement de lister toutes les notes Evernote qui contiennent l’étiquette que vous indiquez. Vous pouvez d’ailleurs rechercher les notes de manière croisées, si elles comportent plusieurs étiquettes ; par exemple : “tag:tech tag:applications” vous retournera toutes les notes avec les étiquettes “tech” et “applications”.
  • todo:[opérateur]
    Il est très facile de créer une liste à puces que l’on peut cocher dans Evernote. Pour retrouver toutes les notes contenant des cases à cocher, vous pouvez utiliser la commande : “todo:*“. De même, en cherchant “todo:true“, vous aurez toutes les notes ayant des cases à cocher cochées et “todo:false“, toutes les notes avant des cases à cocher décochées.
  • Utiliser les guillemets
    Les guillemets permettent de rechercher une expression exacte. Par exemple, en cherchant “recette de cuisine”, vous trouverez toutes les notes contenant très exactement le texte “recette de cuisine”, et pas les notes contenant uniquement le mot “cuisine” par exemple. A noter que ces guillemets sont aussi bien pratiques pour appliquer la recherche par étiquette si cette dernière n’est pas qu’un seul mot. Par exemple, si vous utilisez l’étiquette “réseaux sociaux”, alors il faudra penser à utiliser la syntaxe : tag:”réseaux sociaux” pour obtenir vos résultats.
  • L’opérateur “AND”
    Si vous recherchez “cuisine dessert”, vous aurez toutes les notes qui contiennent “cuisine” ou “dessert” (dans le texte, le titre ou l’étiquette). Si vous souhaitez les notes qui contiennent à la fois “cuisine” mais aussi “dessert”, il faudra veiller à utiliser cet opérateur AND. Vous pouvez utiliser cet opérateur avec les autres instructions (todo: et tag: par exemple)
  • created:date
    Vous voulez lister toutes les notes créées à une certaine date, ou plus intéressant, depuis une certaine date ? Il vous suffit d’utiliser cet opérateur de recherche. Pour connaître toutes les notes créées la semaine passée, utilisez par exemple : created:week-1

Utilisez-vous ces fonctions de recherche ? Est-ce qu’il y en a d’autres que vous utilisez beaucoup ?